OIG identifica deficiencias en administración del sistema Karibe del Registro de la Propiedad 

La intervención constató que el sistema generaba cartas de crédito sin indicar a favor de quién fueron expedidas, lo que permitía que estas fueran utilizadas por personas distintas a la seleccionada por el presentante.

De acuerdo con el informe, en una muestra de 47 cartas de crédito con importes entre $5,070 y $49,544, se observó que dos cartas por un monto total de $26,850 fueron redimidas en nuevas presentaciones de documentos por un notario o presentante distinto al que se había designado originalmente. La OIG destacó que la situación tiene el efecto de generar confusión sobre la titularidad del crédito y podría exponer al Registro a reclamaciones legales y disputas, especialmente si notarios o presentantes reclaman uso indebido.

El informe resaltó que el sistema Karibe está configurado de manera que, al generarse una carta de crédito, el presentante indique a quién se notificará y enviará la carta. Al momento de realizar la presentación, el sistema ofrece al presentante seleccionar una de tres opciones como destinatario de la carta de crédito: el notario, el presentante u otro. El sistema envía una notificación al correo electrónico del destinatario seleccionado, indicando que se ha generado un crédito, y adjunta la carta de crédito en formato PDF.

Sin embargo, de acuerdo con la intervención, la carta de crédito generada no indica a favor de quién fue expedida, lo que permite que esta sea utilizada por una persona distinta a la indicada por el presentante en las opciones mencionadas.

De acuerdo con los hallazgos, el proceso de validación de una carta de crédito se limita a ingresar el número de serie y confirmar que la carta no haya sido previamente redimida, así como verificar que el importe coincida con el registrado en el sistema. Entre las causas del hallazgo, el informe resaltó que el director administrativo del Registro no había impartido las debidas instrucciones para que la configuración del sistema Karibe provea que la carta de crédito generada indique a favor de quién fue expedida, contrario a lo establecido en la Regla 267.5 del Reglamento 8814.

A través de una comunicación gerencial del 21 de enero de 2026, el director administrativo comentó el hallazgo y destacó que implementará mecanismos para que las cartas de crédito se expidan con el nombre del notario y otra persona, según se disponga en la presentación. La OIG reconoció el compromiso del Registrador de configurar el sistema Karibe para que la carta de crédito se expida a nombre del beneficiario. Sin embargo, destacó que la propia respuesta gerencial admite que estas medidas requieren ajustes de programación aún pendientes, por lo que, a la fecha de emisión del informe, se encuentran en etapa de planificación y sin evidencia de implementación ni efectividad.

Las cartas de crédito de Karibe son aquellas que emite el sistema Karibe con ocasión del retiro de un documento o cuando se inscribe un documento con aranceles pagados en exceso.

Al mismo tiempo, la OIG destacó que, a través de la intervención, encontraron que todo usuario con credenciales de técnico, supervisor y registrador en el sistema tiene acceso al módulo que contiene las cartas de crédito redimidas y sin redimir, permitiendo la posible descarga e impresión de las cartas sin redimir sin restricción alguna y sin requerir la aprobación de un nivel superior como medida de control. Para el período del 1 de julio de 2023 al 6 de mayo de 2025, se encontraban sin redimir 22,452 cartas de crédito por un total de $3,663,690.75, cifra que ilustra la magnitud del riesgo que representa la ausencia de estos controles.

El informe resaltó que la falta de controles sobre el acceso puede tener el efecto del uso incorrecto de cartas de crédito y otras irregularidades operacionales, afectando la transparencia y credibilidad del proceso registral. La OIG indicó que la redención sin autorización y la falta de controles sobre los accesos son atribuibles a la falta de supervisión efectiva de las operaciones relacionadas con el control, manejo y uso de las cartas de crédito.

De igual forma, la intervención identificó debilidades en los procesos de creación, mantenimiento y cancelación de accesos al sistema. Entre ellas, se documentó la falta de procedimientos formales para la administración de cuentas con privilegios, el uso compartido de credenciales administrativas, la permanencia de accesos activos luego de la terminación de contratos y retrasos en la desactivación de cuentas de personal que ya no laboraba en la entidad.

Por otra parte, la OIG identificó falta de controles en la Oficina del Helpdesk-Karibe, que reflejaron que personal adscrito al área con credenciales ilimitadas de superadministrador del sistema Karibe tenía, a su vez, funciones de técnicos del Registro de la Propiedad, incluyendo el estudio y despacho de documentos variados de cancelaciones de hipotecas, compraventas, declaratorias de herederos, servidumbre, expropiaciones, particiones de bienes, entre otros.

Según el informe, la situación identificada es contraria al Federal Information System Controls Audit Manual (FISCAM), promulgado por el Government Accountability Office (GAO), y permite que un mismo empleado controle etapas críticas del proceso registral y del sistema Karibe, lo que incrementa el riesgo de errores, irregularidades y uso indebido de privilegios sin detección oportuna. El examen identificó también deficiencias en la seguridad del sistema, debido a que no se han realizado pruebas de vulnerabilidad en la aplicación.

La OIG incluyó en el examen múltiples recomendaciones que la gerencia deberá implementar y presentar evidencia de las medidas tomadas, de manera que se corrijan en su totalidad las situaciones señaladas en los hallazgos. De igual forma, la agencia fiscalizadora incluyó en el informe las comunicaciones gerenciales sostenidas con el Departamento de Justicia, quien tuvo la oportunidad de comentar los hallazgos del examen.

El examen comprendió el período del 1 de enero de 2023 al 21 de enero de 2026 y estuvo dirigido a determinar la efectividad de los controles internos implementados para la administración y operación del sistema registral. El sistema Karibe, en operación desde marzo de 2016 bajo la Ley Núm. 210-2015, permite a notarios y otros usuarios registrados realizar trámites relacionados con la propiedad, con la presentación de escrituras, estudios de títulos y búsqueda de propiedades, de forma digital.

La OIG exhorta a la ciudadanía a denunciar irregularidades relacionadas con el uso de fondos y propiedad pública a través de la línea confidencial (787) 679-7979, el correo electrónico [email protected] y la página web oig.pr.gov/informa.